Planung · Koordination · Kommunikation
cx:DB koordiniert Freiwillige von der Registrierung über die Schichtplanung bis zum Reporting. Webbasiert, gehostet in Deutschland.
Plattform
Bewerbung, Planung und Kommunikation auf einer Plattform, alle Daten an einem Ort. Registrierungen aus dem Bewerbungsportal gehen direkt in die Datenbank, ohne manuellen Aufwand.
Funktionen
cx:DB deckt den Ablauf von der ersten Bewerbung über die Schichtplanung bis zum Abschlussbericht ab.
Aus Registrierungen im Bewerbungsportal werden Datensätze in cx:DB, direkt und ohne manuellen Aufwand.
Schichten nach Ort, Zeitraum und benötigter Qualifikation, mit automatischer Zuordnung und Konflikterkennung.
Digitaler Check-in per QR-Code oder manuell, Anwesenheit in Echtzeit.
Aus Einsatzdaten werden Berichte: Einsatzstunden, Teilnahmequoten, Qualifikationsverteilung.
Zielgerichtete E-Mails und Benachrichtigungen aus der Plattform, gefiltert nach Einsatzort, Qualifikation oder Team.
Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, Führerscheine und Zertifikate je Person; Zuordnung zu passenden Einsätzen nach Eignung.
Mehrere Veranstaltungen oder Projekte parallel in einer Installation: getrennte Daten, eigene Konfigurationen, ein gemeinsamer Freiwilligenpool.
REST-API für die Anbindung an Drittsysteme: Akkreditierung, Ticketing, HR-Software oder eigene Portale.
Einsatzbereiche
cx:DB ist für unterschiedliche Organisationsformen und Projektgrößen entwickelt und wird auf die Anforderungen des Projekts konfiguriert.
Sportveranstaltungen, Kulturveranstaltungen, Stadtjubiläen und internationale Kongresse: Rekrutierung, Schulung, Einsatzplanung und Koordination Tausender Helfer in kurzer Zeit, häufig an mehreren Standorten gleichzeitig.
cx:DB ist genau für diesen Anwendungsfall entwickelt und hat sich bei Veranstaltungen mit über 20.000 Freiwilligen bewährt.
Städte, Gemeinden und gemeinnützige Organisationen mit langjährigen Freiwilligenprogrammen und wechselnden Einsätzen. Entscheidend ist der Überblick über Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Einsatzhistorie.
cx:DB wird so zur Freiwilligendatenbank über einzelne Projekte hinaus: Kontaktpflege, Planung wiederkehrender Einsätze, Betreuung der Ehrenamtlichen.
Programme für gesellschaftliches Engagement von Unternehmen: Auswahl der Mitarbeitenden, Planung der Einsätze, Dokumentation der Stunden und Berichte an die CSR-Abteilung.
Automatisch erstellte Auswertungen liefern die Zahlen für den Nachhaltigkeitsbericht. Passende Einsatzmöglichkeiten für Mitarbeitende, mit direkter Anmeldung.
Referenzen
Großprojekte mit nationaler und internationaler Reichweite: Die Technologie von conyx ist bei einigen der größten Freiwilligenprojekte im deutschsprachigen Raum im Einsatz gewesen.
Kulturhauptstadt Europas
Einsatz der Technologie von conyx zur Koordination Tausender Freiwilliger im gesamten Ruhrgebiet, verteilt auf zahlreiche Spielstätten und über viele Monate.
300. Stadtgeburtstag Karlsruhe · Karlsruhe Volunteer
cx:DB unterstützte die Planung und Koordination des Freiwilligenprogramms über ein ganzes Festjahr mit wechselnden Veranstaltungsformaten.
Internationaler Sportverband
Einsatz der Software zur Verwaltung des Freiwilligenprogramms, mit hohen Anforderungen an Skalierbarkeit, Mehrsprachigkeit und Zuverlässigkeit in Echtzeit.
Landesfest Hessen
cx:DB ermöglichte die Koordination des Freiwilligenengagements über den gesamten Veranstaltungszeitraum.
conyx entwickelt, betreibt und pflegt cx:DB; die Koordination der Freiwilligen vor Ort liegt beim Projektteam der jeweiligen Organisation. Die genannten Projekte haben cx:DB im Hintergrund eingesetzt.
Einführung
Projektgröße, Zeitrahmen, Anforderungen und bestehende Prozesse. Unverbindlich und kostenlos.
Schichten, Einsatzorte, Qualifikationen, Formulare, Rollen und Berechtigungen, abgestimmt auf die Struktur der Organisation.
Freischaltung der Plattform: Registrierung der Freiwilligen, Wahl der Einsätze, automatische Bestätigungen.
Hosting, Wartung und Support durch conyx.
Hersteller
cx:DB entsteht seit über 20 Jahren aus Projekten mit Freiwilligen.
Wir sind ein mittelständisches Software-Unternehmen aus Essen und entwickeln und betreiben cx:DB selbst. Die Plattform ist auf Freiwilligenmanagement ausgerichtet und keine All-in-One-Lösung. Jede Funktion geht auf Anforderungen aus echten Projekten zurück und ist bei Großveranstaltungen unter Realbedingungen im Einsatz gewesen. Wir begleiten Projekte als technischer Partner von der Einrichtung über die Inbetriebnahme bis zum Regelbetrieb, mit persönlicher Betreuung und kurzen Entscheidungswegen.
FAQ
cx:DB ist eine webbasierte Freiwilligenmanagement-Software von conyx aus Essen. Sie richtet sich an Organisationen, die Freiwillige koordinieren: Großveranstaltungen mit Tausenden Helfern, kommunale Ehrenamtsprogramme und Corporate-Volunteering-Initiativen. Die Plattform deckt Rekrutierung, Planung, Kommunikation, Einsatzkoordination und Reporting ab.
Tabellenkalkulationen und E-Mail stoßen mit wachsender Zahl an Freiwilligen an Grenzen: Versionskonflikte, fehlende Automatisierung, kein zentraler Überblick und Datenschutz-Risiken. cx:DB bietet eine zentrale Plattform mit automatischer Schichtplanung, integrierter Kommunikation, Qualifikationsmanagement, Echtzeit-Überblick und DSGVO-konformer Datenverwaltung.
Ja, uneingeschränkt. Alle Server stehen ausschließlich in Deutschland, es gibt keinen Datentransfer in Drittländer. Die Software umfasst granulare Zugriffsrechte je Projekt, TLS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen, verschlüsselte Speicherung, automatische Datenlöschung nach konfigurierbaren Fristen und vollständige Datenexporte. Technische und organisatorische Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und dokumentiert. Auf Wunsch unterstützt conyx auch bei der Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses und der Datenschutz-Folgenabschätzung.
Für Projekte von 50 bis über 20.000 Freiwillige. Die Plattform wurde bei internationalen Veranstaltungen wie FIFA-Events und RUHR.2010 eingesetzt.
Je nach Projektumfang ist cx:DB innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Schichten, Einsatzorte, Qualifikationen und Registrierungsformulare werden gemeinsam abgestimmt. Bei wiederkehrenden Projekten lassen sich bestehende Konfigurationen übernehmen und anpassen.
conyx ist ein Software-Unternehmen und entwickelt und betreibt cx:DB. Die operative Koordination der Freiwilligen vor Ort liegt beim Projektteam der Organisation. conyx unterstützt mit technischem Support, Schulungen, individueller Konfiguration und laufender Betreuung der Plattform.
Ja. cx:DB verfügt über eine REST-API und lässt sich in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren, zum Beispiel an Akkreditierungssysteme, Ticketing-Plattformen, HR-Software oder eigene Webportale.
Die Kosten richten sich nach dem Projektumfang: Anzahl der Freiwilligen, benötigte Module, gewünschte Integrationen und Laufzeit. Nach einem unverbindlichen Erstgespräch folgt ein individuelles Angebot, das alle Kosten ausweist.
