Bewährt bei FIFA, Ruhr.2010 & weiteren Großprojekten

Freiwillige professionell koordinieren – mit einer Software

cx:DB ist die Freiwilligenmanagement-Software, die Ihnen hilft, Hunderte oder Tausende Freiwillige zuverlässig zu planen, zu koordinieren und zu betreuen – ohne Excel-Chaos und E-Mail-Flut.

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Hosting in Deutschland DSGVO-konform Über 20 Jahre Erfahrung

Vom Tabellenblatt zur professionellen Plattform

Viele Organisationen koordinieren Freiwillige noch mit Excel, E-Mails und geteilten Dokumenten. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. cx:DB löst die Probleme, die bei wachsenden Freiwilligenprojekten unweigerlich auftreten.

Typische Probleme ohne spezialisierte Software

  • Excel-Listen mit Hunderten Zeilen – Versionskonflikte, fehlende Suchfunktionen, keine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Teammitglieder
  • E-Mail-Flut ohne Überblick – Rundmails, individuelle Rückmeldungen, verlorene Anhänge. Ab 200 Freiwilligen kaum noch handhabbar
  • Keine Echtzeit-Übersicht – Wer ist wo? Welche Schicht ist unterbesetzt? Wer hat welche Qualifikation? Antworten dauern statt in Sekunden Minuten oder Stunden
  • Datenschutz-Risiken – Personenbezogene Daten in offenen Tabellen, kein Löschkonzept, keine Zugriffssteuerung

Wie cx:DB diese Probleme löst

  • Eine zentrale Plattform – Alle Daten an einem Ort. Mehrere Teammitglieder arbeiten gleichzeitig, in Echtzeit, ohne Versionskonflikte
  • Integrierte Kommunikation – Nachrichten, Erinnerungen und Updates direkt aus der Plattform. Zielgerichtet an einzelne Personen, Teams oder alle Freiwilligen
  • Dashboard mit Echtzeit-Daten – Sofortige Antworten auf alle Fragen: Auslastung, Anwesenheit, Qualifikationen, offene Schichten
  • DSGVO von Anfang an – Granulare Zugriffsrechte, automatische Löschfristen, verschlüsselte Speicherung, Hosting in Deutschland
Funktionen

Alles, was Sie für professionelles Freiwilligenmanagement brauchen

cx:DB vereint alle Werkzeuge in einer Plattform: von der ersten Bewerbung über die Schichtplanung bis zum Abschlussreporting. Jede Funktion ist aus der Praxis heraus entstanden – über mehr als 20 Jahre Erfahrung mit Großveranstaltungen und Organisationen.

Online-Registrierung

Individuelles Bewerbungsportal für Freiwillige. Konfigurierbare Formulare, automatische Bestätigungsmails und direkter Import in die Datenbank – ohne manuellen Aufwand.

Schicht- & Einsatzplanung

Erstellen Sie Schichten nach Ort, Zeitraum und benötigter Qualifikation. Automatische Zuordnung und Konflikterkennung sorgen für eine lückenlose Planung.

Kommunikation

Zielgerichtete E-Mails und Benachrichtigungen aus der Plattform heraus. Filtern Sie nach Einsatzort, Qualifikation oder Team – Schluss mit unstrukturierten Rundmails.

Qualifikationsmanagement

Erfassen Sie Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, Führerscheine und Zertifikate. Ordnen Sie Freiwillige gezielt passenden Einsätzen zu – nach Eignung statt nach Zufall.

Check-in & Akkreditierung

Digitales Check-in per QR-Code oder manuell. Echtzeit-Übersicht über An- und Abwesenheit. Kombination mit Akkreditierungssystemen für Großveranstaltungen möglich.

Reporting & Auswertungen

Aussagekräftige Berichte auf Knopfdruck: Einsatzstunden, Teilnahmequoten, Qualifikationsverteilung. Exportierbar als PDF oder CSV für Fördergeber und Stakeholder.

Multi-Projekt-Verwaltung

Verwalten Sie mehrere Veranstaltungen oder Projekte parallel in einer Installation. Separate Daten, eigene Konfigurationen – ein gemeinsamer Freiwilligenpool.

API & Integrationen

REST-API für die Anbindung an Drittsysteme: Akkreditierung, Ticketing, HR-Software oder eigene Portale. cx:DB fügt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein.

Einsatzbereiche

Flexibel einsetzbar – von der Großveranstaltung bis zum lokalen Ehrenamt

cx:DB wurde für vielfältige Organisationsformen und Projektgrößen entwickelt. Die Plattform passt sich Ihren Anforderungen an – nicht umgekehrt.

Großveranstaltungen & Events

Sportevents, Kulturveranstaltungen, Stadtjubiläen und internationale Kongresse stellen höchste Anforderungen an die Freiwilligenkoordination. Tausende Helfer müssen in kurzer Zeit rekrutiert, geschult, eingeplant und koordiniert werden – häufig an mehreren Standorten gleichzeitig.

cx:DB wurde genau für diesen Anwendungsfall entwickelt und hat sich bei Events mit über 20.000 Freiwilligen bewährt. Die Plattform skaliert mit Ihrem Projekt und bleibt auch unter Hochlast stabil und performant.

Sportevents Kulturveranstaltungen Stadtfeste Kongresse

Kommunen & NGOs

Städte, Gemeinden und gemeinnützige Organisationen verwalten oft langjährige Freiwilligenprogramme mit wechselnden Einsätzen. Der Überblick über Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Einsatzhistorie ist entscheidend für eine gute Zusammenarbeit.

Mit cx:DB bauen Sie eine nachhaltige Freiwilligendatenbank auf, die über einzelne Projekte hinaus bestehen bleibt. Pflegen Sie Kontakte, planen Sie wiederkehrende Einsätze und stärken Sie die Bindung Ihrer Ehrenamtlichen durch professionelle Betreuung.

Kommunen Hilfsorganisationen Stiftungen Vereine

Corporate Volunteering

Immer mehr Unternehmen integrieren gesellschaftliches Engagement in ihre Strategie. Corporate-Volunteering-Programme erfordern eine strukturierte Koordination: Mitarbeiter auswählen, Einsätze planen, Stunden dokumentieren und an die CSR-Abteilung berichten.

cx:DB macht Corporate Volunteering messbar und skalierbar. Automatisierte Reports liefern die Zahlen für Ihren Nachhaltigkeitsbericht, während Ihre Mitarbeiter unkompliziert passende Einsatzmöglichkeiten finden und sich anmelden können.

CSR-Programme Team-Events Social Days ESG-Reporting
Sicherheit & Datenschutz

Ihre Daten bleiben in Deutschland – und unter Ihrer Kontrolle

Freiwilligenmanagement bedeutet Verantwortung für personenbezogene Daten: Namen, Kontaktdaten, Qualifikationen, Einsatzzeiten. cx:DB nimmt diese Verantwortung ernst und wurde von Grund auf mit Datenschutz und Informationssicherheit als Kernprinzipien entwickelt.

Alle Server stehen ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Es gibt keinen Datentransfer in Drittländer. Die Software erfüllt die Anforderungen der DSGVO vollständig – inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen, die regelmäßig überprüft und dokumentiert werden.

Mehr zu unseren Sicherheitsstandards erfahren

DSGVO-konform

Vollständige Umsetzung aller Datenschutz-Anforderungen

Server in DE

Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren

Verschlüsselung

SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen

Zugriffsrechte

Granulare Rollen- und Rechteverwaltung pro Projekt

Löschkonzept

Automatische Datenlöschung nach konfigurierbaren Fristen

Datenexport

Vollständiger Export aller Daten jederzeit möglich

Referenzen

Bewährt bei Großprojekten mit nationaler und internationaler Reichweite

Die Technologie von conyx solutions wurde bei einigen der größten Freiwilligenprojekte im deutschsprachigen Raum eingesetzt. Unsere Software sorgte im Hintergrund für eine reibungslose Koordination.

R.10

Ruhr.2010

Kulturhauptstadt Europas

Europas Kulturhauptstadt 2010 setzte auf unsere Technologie zur Koordination Tausender Freiwilliger über das gesamte Ruhrgebiet – verteilt auf zahlreiche Spielstätten und über viele Monate hinweg.

300

KA300

300. Stadtgeburtstag Karlsruhe

Zum 300. Geburtstag der Stadt Karlsruhe unterstützte cx:DB die Planung und Koordination des umfangreichen Freiwilligenprogramms über ein ganzes Festjahr mit wechselnden Veranstaltungsformaten.

FIFA

FIFA Events

Internationaler Sportverband

Bei FIFA-Veranstaltungen kam unsere Software zur Verwaltung des Volunteer-Programms zum Einsatz – mit höchsten Anforderungen an Skalierbarkeit, Mehrsprachigkeit und Zuverlässigkeit unter Echtzeitbedingungen.

HT

Hessentag 2018

Landesfest Hessen

Hessens größtes Volksfest benötigte eine zuverlässige Lösung zur Steuerung des Freiwilligenengagements. cx:DB ermöglichte die reibungslose Koordination über den gesamten Veranstaltungszeitraum.

conyx solutions ist Software-Partner – nicht Projektagentur. Wir entwickeln, betreiben und pflegen die Plattform cx:DB. Die genannten Projekte haben unsere Technologie im Hintergrund eingesetzt.

Der Weg zu cx:DB

In vier Schritten zur professionellen Freiwilligenkoordination

Von der ersten Anfrage bis zum laufenden Betrieb: Wir begleiten Sie bei jedem Schritt und sorgen dafür, dass cx:DB optimal auf Ihr Projekt zugeschnitten ist.

01

Erstgespräch

Wir lernen Ihr Projekt kennen: Größe, Zeitrahmen, Anforderungen, bestehende Prozesse. Völlig unverbindlich und kostenlos.

02

Konfiguration

Gemeinsam richten wir cx:DB ein: Schichten, Einsatzorte, Qualifikationen, Formulare, Rollen und Berechtigungen – zugeschnitten auf Ihre Struktur.

03

Go-Live

Die Plattform geht online. Freiwillige registrieren sich, wählen Einsätze und erhalten automatische Bestätigungen. Ihr Team behält den Überblick.

04

Laufender Betrieb

Wir kümmern uns um Hosting, Wartung und Support. Sie konzentrieren sich auf Ihr Projekt – wir sorgen dafür, dass die Technik läuft.

Warum conyx solutions

Kein Startup-Experiment. Kein Agentur-Nebenprojekt. Sondern 20 Jahre fokussierte Produktentwicklung.

conyx solutions ist kein Generalanbieter, der auch mal eine Freiwilligen-App anbietet. Wir konzentrieren uns seit über 20 Jahren ausschließlich auf eine Aufgabe: Software für professionelles Freiwilligenmanagement zu entwickeln und zu betreiben.

Jede Funktion in cx:DB basiert auf konkreten Anforderungen aus echten Projekten. Jedes Feature wurde unter Realbedingungen getestet – bei Großveranstaltungen, bei denen Fehler keine Option sind. Dieses gebündelte Wissen fließt kontinuierlich in die Weiterentwicklung der Plattform ein.

Als mittelständisches Software-Unternehmen aus Essen stehen wir für persönliche Betreuung, kurze Entscheidungswege und ein Team, das Ihr Projektumfeld versteht – weil wir seit Jahren in genau diesem Umfeld arbeiten.

Fokus statt Feature-Bloat

Wir bauen keine All-in-One-Lösung für alles. cx:DB macht eine Sache richtig: Freiwilligenmanagement. Dafür sind wir die Spezialisten.

Praxis vor Theorie

Jede Funktion entstand aus echten Projektanforderungen. Was sich bei FIFA-Events und Kulturhauptstädten bewährt hat, funktioniert auch in Ihrem Projekt.

Partnerschaft statt Lizenzverkauf

Wir verkaufen keine Lizenz und verschwinden. Wir begleiten Sie als technischer Partner – von der Einrichtung über den Go-Live bis zum Regelbetrieb.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu cx:DB und conyx solutions. Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns gerne direkt.

cx:DB ist eine webbasierte Freiwilligenmanagement-Software, entwickelt von conyx solutions GmbH in Essen. Sie richtet sich an alle Organisationen, die Freiwillige professionell koordinieren möchten – von Großveranstaltungen mit Tausenden Helfern über kommunale Ehrenamtsprogramme bis hin zu Corporate-Volunteering-Initiativen. Die Plattform deckt den gesamten Lifecycle ab: Rekrutierung, Planung, Kommunikation, Einsatzkoordination und Reporting.
Tabellenkalkulationen und E-Mail stoßen ab einer gewissen Projektgröße an klare Grenzen: Versionskonflikte, fehlende Automatisierung, kein zentraler Überblick und erhebliche Datenschutz-Risiken. cx:DB bietet dagegen eine zentrale Plattform mit automatischer Schichtplanung, integrierter Kommunikation, Qualifikationsmanagement, Echtzeit-Dashboard und DSGVO-konformer Datenverwaltung. Ab ca. 100 Freiwilligen macht sich der Unterschied deutlich bemerkbar.
Ja, uneingeschränkt. Alle Server stehen ausschließlich in Deutschland. Es gibt keinen Datentransfer in Drittländer. Die Software implementiert granulare Zugriffsrechte, automatische Datenlöschung nach konfigurierbaren Fristen und vollständige Datenexportmöglichkeiten. Wir unterstützen Sie auf Wunsch auch bei der Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses und der Datenschutz-Folgenabschätzung.
cx:DB skaliert flexibel – von Projekten mit 50 Freiwilligen bis zu Großveranstaltungen mit über 20.000 Helfern. Die Plattform wurde bei internationalen Events wie FIFA-Veranstaltungen und Ruhr.2010 unter Hochlast eingesetzt und hat sich dort als stabil und performant erwiesen. Die Architektur wächst mit Ihrem Projekt.
Je nach Projektumfang ist cx:DB innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Die Konfiguration – Schichten, Einsatzorte, Qualifikationen, Registrierungsformulare – stimmen wir gemeinsam ab. Bei wiederkehrenden Projekten können bestehende Konfigurationen übernommen und angepasst werden, was den Setup-Prozess erheblich verkürzt.
conyx solutions ist ein Software-Unternehmen. Wir entwickeln und betreiben cx:DB – die operative Vor-Ort-Koordination von Freiwilligen liegt bei Ihnen oder Ihrem Projektteam. Wir unterstützen mit technischem Support, Schulungen für Ihr Team, individueller Konfiguration und laufender Betreuung der Plattform.
Ja. cx:DB verfügt über eine REST-API und lässt sich in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Typische Integrationsszenarien umfassen die Anbindung an Akkreditierungssysteme, Ticketing-Plattformen, HR-Software oder eigene Webportale. Wir beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten.
Die Kosten orientieren sich am Projektumfang: Anzahl der Freiwilligen, benötigte Module, gewünschte Integrationen und Laufzeit. Es gibt keine versteckten Kosten oder Überraschungen. Wir erstellen Ihnen ein transparentes, individuelles Angebot nach einem unverbindlichen Erstgespräch, in dem wir Ihren konkreten Bedarf erfassen.

Bereit für professionelles Freiwilligenmanagement?

Schreiben Sie uns eine E-Mail und erzählen Sie uns von Ihrem Projekt. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen – persönlich, konkret und ohne Verpflichtung.

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Ob Großveranstaltung, kommunales Ehrenamtsprogramm oder Corporate Volunteering – erzählen Sie uns von Ihrem Vorhaben. Wir melden uns in der Regel innerhalb von ein bis zwei Werktagen bei Ihnen.

Standort

conyx solutions GmbH
Huyssenallee 48
45128 Essen

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